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Publikationen und Projektberichte

Systematisierte Prozessbearbeitung in Vertrieb und Beschaffung

Strukturierung Portfoliomanagement Energiebeschaffung und Vertrieb

Abbildung 1: Strukturierung Portfoliomanagement Energiebeschaffung und Vertrieb

In einem Gemeinschaftsprojekt haben sich die Stadtwerke Georgsmarienhütte GmbH, die Stadtwerke Lengerich GmbH und die Strom- und Gasversorgung Versmold GmbH zur Einführung eines Energiedaten­managementsystems (EDM) entschlossen, mit dem die Vertriebs- und Beschaffungstätigkeiten der Stadtwerke professionell abgebildet werden sollen. »Mit der gemeinsamen Implementierung eines EDM-Systems wollen wir Synergieeffekte nutzen. Dabei verstehen wir Synergieeffekte umfassend in den Bereichen Methoden und Konzepte, IT-Betrieb sowie Anwendungsbetrieb und Innovation«, so Torsten Köberlein, Projektleiter der Stadtwerke Georgsmarienhütte.

Die wichtigsten Rahmenbedingungen für die Beschaffungs- und Vertriebstätigkeit der Stadtwerke sind seit Jahren definiert und geben vor, mit welchen Produkten und in welchen Märkten die jeweils zu­ständigen Personen agieren dürfen. Des­halb basieren diese unternehmensinter­nen Vorgaben auf einer Risikoanalyse und einer fortlaufenden Bewertung der Risiken. Die Auslastung des Risikokapitals wird in einem angemessenen Reporting dem Controlling zur Verfügung gestellt. Dennoch gibt es weiterhin Aufgaben, die durch eine solche Systemeinführung dauerhaft mit einem hohen Automatisierungsgrad bedient werden müssen:

· Differenzierung der Profitbereiche Vertrieb und Beschaffung, um die Wertschöpfung sachgerecht messen zu können

· Segmentierung des Vertriebskun­denportfolios, um Werthaltigkeits­analysen vornehmen zu können und damit eine Vertriebssteuerung zu ermöglichen

· Vereinheitlichung der Datengrund­lage im Vertriebs-EDM auf Basis des datenführenden Abrechnungs­systems, so dass auch unterjährige Forecasts regelmäßig und mit hoher Genauigkeit zur Verfügung stehen

· Bedienung der vertrieblichen Markt­kommunikationsprozesse sowie ak­tueller und künftiger Anforderungen aus den europäischen und deutschen Finanzmarktanforderungen (Remit, Emir usw.).

Außer der systemseitigen Implementie­rung eines Energiedatenmanagements für die Energiebeschaffung und den -vertrieb sollten im Projekt die betrieb­lichen vor- und nachgelagerten Prozesse beschrieben und etabliert werden.

»Nach unserer Einschätzung können grundsätzlich alle Hersteller von Ver­triebs-EDM-Systemen die gestellten An­forderungen erfüllen. Die konkrete He­rausforderung bei der Etablierung eines Vertriebs-EDM besteht darin, die gelebten Prozesse der Stadtwerke – also die Anfor­derungen an die Software – auch system­seitig umzusetzen und weitgehend zu automatisieren. An der konsequenten Umsetzung scheitern viele Projekte und in der Folge ist der dauer­hafte Nutzen für die Stadtwerkeorganisa­tion kaum spürbar«, so Norbert Thewes, Geschäftsführender Gesellschafter der Energiemarkt Beratungsgesellschaft mbH (emb). emb hat in der Einführungspha­se die Projektleitung für die Stadtwerke übernommen und wirkt aktuell im An­wendungsbetrieb und Innovationsma­nagement mit.

Aus den zentralen Fragen ergaben sich Projektziele, die im Rahmen der Durch­führung erreicht werden mussten. So mussten im Angebotswesen für Son­dervertragskunden einzelne Angebots­kalkulationen unter Einbeziehung von Steuerungsvorgaben transparent vor­liegen. Darüber hinaus sollte die An­gebotslegung und -verfolgung bis hin zur Angebotsannahme mit einer auto­matisierten Übergabe der Mengen und Preise in die Beschaffung systemseitig so konfiguriert werden, dass eine hohe Prozesssicherheit geschaffen wird. Für das Vertriebscontrolling sollten Kosten, Erlöse und Deckungsbeiträge im EDM-System aus dem Angebotsannahmepro­zess zur Verfügung stehen. Auch sollten diese Planzahlen für das SLP-Segment nach Tarifgruppen in einer höheren Ag­gregationsstufe auf Portfoliobuchebene geführt werden.

Auf der Beschaffungsseite war das Controlling der Risikovorgaben ein wichtiger Bestandteil der Zieldefinition. Die Ermitt­lung der Deckungsbeiträge auf der Be­schaffungsseite ist dabei das Resultat aus der Gestaltung der Schnittstellen zwischen Vertrieb und Beschaffung und der Anwendung der abgestimmten Pro­zesse und Methoden.

Um den verantwortlichen Personen die Daten aus dem EDM-System in geeigne­ter Form und Frequenz zur Verfügung zu stellen, musste ein entsprechendes Berichtswesen mit einem hohen Auto­matisierungsgrad eingeführt werden. Sebastian Kirchmann, Projektleiter der Strom- und Gasversorgung Versmold GmbH, fasst die Projekteinführung zu­sammen: »Das implementierte Portfo­liomodell sorgt für mehr Transparenz bei den täglichen Aufgaben. Durch die klare Festlegung von Abläufen, Zustän­digkeiten und Modellen werden mit dem Vertriebs-EDM die Vertriebstätigkeit, die Beschaffungsaktivität und die dazugehö­rigen (Marktpreis-) Risiken systematisch gemanagt.«

Grundkonzept

Außer der technischen Konfiguration im Energiedatenmanagement – et­wa Schnittstellen zu externen Syste­men – mussten die Methoden und Schnittstellen zwischen Vertriebs- und Beschaffungsprozessen innerhalb des EDM-Systems abgebildet werden. Die Schnittstelle zwischen Vertrieb und Be­schaffung musste dabei abhängig von der Beschaffungsstrategie für das jewei­lige Kundensegment gestaltet werden. Darüber hinaus mussten die individuel­len Energiebezugsverträge konfiguriert werden. In der Konzeptionsphase wurde ein umfassendes Portfoliomodell erarbei­tet, das der Umsetzung zugrunde liegt (Abb.1).

Für die Anwendbarkeit dieses Portfolio­modells ist es sehr wichtig, dass die Preis- und Mengenschnittstelle zwischen der Beschaffungs- und Vertriebseinheit ein­deutig und dauerhaft geregelt ist. Dann lassen sich Prozessschritte, die unmittel­bar aufeinander folgen, automatisiert durch die Software durchführen. Die Geschäftsvorgänge finden in der Folge prozesssicher und mit höchstmöglicher Automatisierung statt.

Auf der technischen Seite fiel die Ent­scheidung für eine gemeinsame Sys­teminstallation in einem zentralen Rechenzentrum, um die gewünschten Sy­nergieeffekte beim Aufbau des EDM und später im Betrieb zu nutzen. Die Potenzia­le für Kosteneinsparungen liegen bei der Lizenzierung, der Hardwareausstattung und der IT-Betreuung. Moderne Fern­zugriffe auf das zentrale System führen zu keinen Komforteinbußen bei den An­wendern.

Projektvorgehen

In einer ersten Projektphase wurden die Anforderungen, die sich aus dem skiz­zierten Portfoliomodell ergeben, mit allen Stadtwerken erörtert und festge­legt. Damit war für den Auswahlprozess des Softwarelieferanten und für das an­schließende Customizing zu Beginn des Projekts die Basis geschaffen. In dieser Projektphase wurden für die ver­schiedenen Aufgaben jeweils die erwarte­ten oder geforderten Ergebnisse definiert und somit eine prüffähige Grundlage für eine Vollständigkeitsanalyse und System­abnahme gelegt:

· Welche Einkaufsstrategien werden angewendet oder sollen zur Verfü­gung stehen?

· Welche Datenströme im System müs­sen mengen- und preisseitig automa­tisiert werden?

· Welche Struktur im Portfoliomodell (Beschaffung und Vertrieb) ist einzu­richten?

· In welchen Rollen arbeiten künftig die Anwender mit dem System?

· Welcher Beitrag für das betriebliche Berichtswesen soll erbracht werden?

Die zeitintensive Phase – wie bei ver­gleichbaren Projekten – besteht in der Einrichtung der Schnittstellen, vor al­lem zur Verbrauchsabrechnung. Mit der Durchführung erster Schnittstellentests ­wurde deutlich, welche Qualität bei den Vertriebsdatensätzen im Abrechnungs­system gegeben ist. In der Phase des Cus­tomizings wurden die Anforderungen der drei Stadtwerke weitgehend einheitlich umgesetzt, um damit die Betriebssynergien zu wahren.

»Das Erreichen definierter Zwischen­ergebnisse in den Projektphasen führte im Zusammenhang mit Monatsberichten zum Projektfortschritt zu einer umfäng­lichen Transparenz im Projekt«, urteilt Ingo Leufke, Leiter Energiebeschaffung und -vertrieb der Stadtwerke Lengerich GmbH – auch wenn der ursprüngliche Zeitplan für den Projektabschluss nicht eingehalten werden konnte.

Ziele erreicht

Mit der Inbetriebsetzung des EDM für die drei Stadtwerke kann die systematisierte Prozessbearbeitung der Vertriebs- und Beschaffungsprozesse stärker unterstützt werden. Eine höhere Prozesssicherheit und -transparenz sowie eine hieraus ent­stehende hohe Prozessqualität in der täg­lichen Arbeit konnten durch das Projekt erreicht werden. Das Berichtswesen stellt täglich Infor­mationen automatisiert bereit, die eine optimale Steuerung der Vertriebs- und Beschaffungsaktivitäten ermöglichen. Die konkrete Abbildung täglicher Arbeits­routinen sorgt für eine hohe Akzeptanz bei allen Anwendern.

Die Umsetzung des Gemeinschaftspro­jekts hat sich bewährt. Die Stadtwerke agieren mit ähnlichen Produkten inner­halb des gleichen Wettbewerbsmarkts. Dabei sind effiziente Strukturen, die das stadtwerkeindividuelle Vorgehen im Kerngeschäft unterstützen, auch künf­tig sehr wichtig.

Norbert Thewes, Klaus Vischedyk, Daniel Knipprath

(Der Projektbericht ist auch erschienen in der Fachzeitschrift ew, Heft 9/15, S. 73-75)